ورشة عمل حول إدارة المشاريع والإشراف على الاستشاريين والمقاولين

مقدمة عن ورشة العمل:

إنه من غير الممكن القول أن الظروف البيئية المحيطة بالمنشأة هي السبب في عدم تحقيق أهداف المنشأة ، كما وغالباً ما تتبلور عن وظيفة التخطيط خطة أو مجموعة خطط واضحة لتحقيق الأهداف المحددة كمياً وزمنياً وهنا قد يتساءل البعض هل وجود خطة يعني أن الهدف قد تحقق ؟ وهل تنفيذ الخطة يعني أن الإنجاز المحقق هو فعلاً الإنجاز المخطط ؟ فالرقابة ما زالت تعتبر المشكلة الرئيسية للعديد من المنشآت والعملية الرقابية في المشاريع الكبيرة ما زالت عملية معقدة فهي لا ترتبط فقط بالنظام الرقابي و بالهيكل التنظيمي والأساليب القيادية ، وإنما بالخطط والأهداف التي تعتبر القوة المركزية للمؤسسة.

أهداف الورشة:

في نهاية هذه الورشة سيكون المشاركون قادرون على:

• الاحاطة بمفهوم المتابعة والرقابة وأهميته.
• معرفة أنواع المتابعة وميادين عملها.
• اكتساب مهارة استخدام وسائل وأساليب المتابعة.
• إعداد خطة المتابعة.
• تحسين أداء العاملين.
• التعرف على مفهوم التقييم وانواعة وأهميته.
• الالمام بمؤشرات الاداء الرئيسية بالمشروع
• المقارنة بين عمليتي المتابعة والتقييم.
• معرفة أهمية الرقابة الإدارية ومجالات الرقابة الإدارية
• فهم الحاجة إلى عملية الرقابة الإدارية
• تحديد أهداف وأغراض الرقابة الإدارية
• الرقابة على جودة المشروع

الفئات المستهدفة:

• مسؤول الرقابة فى المؤسسة
• المشرفين
• مسؤول الجودة
• المهتمين بمجالات المتابعة والرقابة فى المشروعات

محاور الورشة:

الوحدة الاولى:

فن إدارة وقيادة المشروعات:

• الإدارة والقيادة مفاهيم اساسية
• ما هو المشروع ؟ ماذا نقصد بإدارة المشاريع ؟
• سياق إدارة المشروعات
• دورة حياة المشروع
• أصحاب المصلحة والتأثير
• التأثيرات التنظيمية
• دراسات الجدوى للمشروعات
• مراحل عمليات إدارة المشروع

الوحدة الثانية:

متابعة تنفيذ المشروع:

• التأكيد من أن التنفيذ يتم حسب الخطة
• بيانات التنفيذ الفعلي.
• مؤشرات عن وقت ودقة وجودة وتكلفة الإنجاز.
• مقارنة المؤشرات بالأهداف الموضوعية
• تحليل أسباب تلك الفجوة (المشاكل) وتشخيصها.
• اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

وسائل الرقابة على أعمال المشروع:

• الملاحظ الشخصية.
• تقارير الأداء الدورية.
• شكوى بعض العملاء الذين يتم إنجاز المشروع لحسابهم.
• نظم المعلومات.
• الاجتماعات الدورية.

الوحدة الثالثة:

الإشراف على المشروع:

• استعراض الخطوات في عملية الاشراف على المشروع.
• آليات تحديد فاعلية الأداء الفعلي للجدولة.
• الاشراف على الجدولة من حيث الزمن والكلف.
• الاشراف على التغيرات في المشروع.
• وضع معايير الأداء.
• مقارنة هذه المعايير مع الأداء الفعلي المتحقق.
• اتخاذ الإجراءات التصحيحية الضرورية.

الوحدة الرابعة:

مجالات الإشراف:

• الفحوصات والعروض
• نتائج الأعمال الأساسية
• مراجعة التصميم
• الخبراء الخارجون
• مستوى الانتفاع من الموارد
• الوظائف المرشدة
• المقارنة المرجعية أو التناظر
• التغيرات والأعمال المعادة

الوحدة الخامسة:

السيطرة الدقيقة على المشروع:

• السيطرة على مجال المشروع
• السيطرة على الجودة
• السيطرة على الجدولة
• السيطرة على الكلفة
• السيطرة على الزمن